Datenschutz

PRIVACY POLICY

Datenschutzerklärung

Stand: 4. November 2026. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Geltungsbereich

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website sowie bei der Teilnahme an Test- und Pilotprogrammen.

Sie gilt nicht für Aufnahmen und Messdaten, die wir im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeiten. Bindet ein Kunde unsere Schnittstelle (API) in eigene Software ein oder setzt er unsere Anwendungen im eigenen Betrieb ein, ist der Kunde Verantwortlicher und ROONIQ Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Maßgeblich sind insoweit der Vertrag mit dem jeweiligen Kunden und der zugehörige Auftragsverarbeitungsvertrag. Betroffene Personen wenden sich für Auskünfte an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir dorthin weiter.

1. Verantwortlicher

ROONIQ GmbH
Mackenbach 16a, 53797 Lohmar, Deutschland
E-Mail: contact@rooniq.com · Telefon: +49 2206 863401
Geschäftsführer: Duncan Bell, Charles Angibault

2. Begriffe

  • Aufnahmen — Kamerabilder, Videoframes und Tiefendaten (Punktwolken), die mit unseren Anwendungen erfasst werden, sowie die daraus erzeugten bearbeiteten Bilder.
  • Messdaten — aus Aufnahmen abgeleitete Ergebnisse: Maße, Volumen, Gewicht, Zählwerte, Zeitstempel und Vorgangszuordnung.
  • Nutzungsdaten — IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Seite, Referrer, Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen.
  • Kontaktdaten — Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer und Nachrichteninhalt aus Formularen oder Korrespondenz.
  • Testnutzerdaten — E-Mail-Adresse sowie Installations- und Absturzinformationen im Rahmen der Verteilung von Vorabversionen.

3. Verarbeitung im Überblick

3.1 Website

Hosting durch Webflow, Inc. (USA); Cookie-Consent durch CookieYes; Reichweitenmessung durch Google Analytics 4 (Mess-ID G-FTT70206FB, Google Ireland Limited); Formularschutz durch Google reCAPTCHA; Schriftarten werden über Google-Server geladen. Analyse-Cookies werden ausschließlich nach Einwilligung gesetzt; der Widerruf ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen möglich.

3.2 Anwendungen

Aufnahmen werden an unsere Cloud-Infrastruktur übertragen, dort verarbeitet und gespeichert. Das Ergebnis wird als bearbeitete Aufnahme an dasselbe Endgerät zurückübermittelt, von dem die Aufnahme stammt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Infrastruktur und Serverstandort: Google Cloud, Serverstandort Belgien (Europäische Union).

Verschlüsselung: Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS/TLS. Gespeicherte Daten sind im Ruhezustand verschlüsselt; die Schlüsselverwaltung erfolgt durch Google.

Aufnahmen können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen und Adressen auf Versandetiketten, Kennzeichen oder abgebildete Personen. Wir behandeln sie durchgehend als personenbezogene Daten.

In unseren Anwendungen setzen wir keine Analyse-, Tracking-, Absturzberichts- oder Werbe-SDKs ein.

3.3 Verteilung an Testnutzer

Vorabversionen werden über Apple TestFlight (Apple Distribution International) und Firebase App Distribution (Google) verteilt.

3.4 Keine Nutzung von Aufnahmen zur Produktverbesserung

Wir verwenden Aufnahmen unserer Kunden nicht zur Verbesserung oder zum Training unserer Modelle. Sollten wir dies künftig tun, geschieht das nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des jeweiligen Kunden; wir werden diese Erklärung vorher anpassen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Bereitstellung und Sicherheit der Website — Nutzungsdaten — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Einholung und Nachweis von Einwilligungen — Einwilligungsstatus, Zeitstempel, anonymisierte Kennung — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 25 TDDDG
  • Reichweitenmessung (Google Analytics 4) — Nutzungsdaten, pseudonyme Kennung — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, nur mit Einwilligung
  • Schutz der Formulare vor Missbrauch (reCAPTCHA) — Nutzungsdaten, Interaktionsdaten — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Einwilligung, soweit Cookies gesetzt werden
  • Bearbeitung von Anfragen und Demo-Terminen — Kontaktdaten — Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO
  • Erbringung der Mess- und Erkennungsleistung — Aufnahmen, Messdaten — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Durchführung von Test- und Pilotprogrammen — Testnutzerdaten, Kontaktdaten — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten — je nach Sachverhalt — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

5. Speicherdauer

Automatisch gelöscht

  • Aufnahmen: 90 Tage ab Erstellung.

Nach Zweckerreichung gelöscht

  • Kontaktdaten aus Anfragen: nach abschließender Bearbeitung.
  • Testnutzerdaten: nach Ende des Test- oder Pilotprogramms.

Länger aufbewahrt aus rechtlichen Gründen

  • Messdaten: ein Jahr ab Ablieferung des Gutes, orientiert an der Verjährungsfrist nach § 439 Abs. 1 HGB bzw. Art. 32 CMR.
  • Unterlagen, die handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, für deren Dauer. Diese Fristen betreffen kaufmännische Aufzeichnungen, nicht Aufnahmen.

Bei der Festlegung berücksichtigen wir Zweck und Erforderlichkeit, Umfang und Sensibilität der Daten, das Risiko bei unbefugter Nutzung sowie gesetzliche Vorgaben. Kürzere Weisungen unserer Kunden als Verantwortliche gehen vor.

6. Empfänger

  • Google — Cloud-Infrastruktur (Serverstandort Belgien) sowie Google Analytics 4, reCAPTCHA, Schriftarten und Firebase App Distribution (Google Ireland Limited / Google LLC)
  • Webflow, Inc. — Website-Hosting
  • CookieYes Limited — Cookie-Consent
  • Apple Distribution International — TestFlight

7. Drittlandübermittlung

Website-Hosting und Google-Dienste können eine Übermittlung in die USA umfassen. Diese erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO. Aufnahmen und Messdaten werden in der Europäischen Union gespeichert.

8. Ihre Kontrollmöglichkeiten

  • Einwilligungen in Analyse-Cookies können jederzeit über die Cookie-Einstellungen geändert oder widerrufen werden.
  • Eine Löschung einzelner Aufnahmen unmittelbar in der Anwendung ist derzeit nicht vorgesehen. Löschanfragen bearbeiten wir unter contact@rooniq.com.
  • Abmeldung von Nachrichten über den jeweiligen Abmeldelink.

9. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen richten Sie bitte an contact@rooniq.com.

Beschwerderecht: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Düsseldorf.

10. Hinweis zur Richtigkeit von Messergebnissen

Unsere Anwendungen ermitteln Maße und Erkennungsergebnisse rechnerisch aus Aufnahmen. Die Ergebnisse können je nach Aufnahmebedingungen von den tatsächlichen Werten abweichen. Halten Sie ein zu Ihrer Person gespeichertes Messergebnis für unrichtig, können Sie nach Art. 16 DSGVO dessen Berichtigung verlangen.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.

Privacy Policy

Last updated: 4 November 2026. Convenience translation; the German version prevails.

Scope

This policy describes how we process personal data when you use our website and when you take part in test or pilot programmes.

It does not cover Captures and Measurement Data that we process on behalf of our business customers. Where a customer integrates our API into its own software or deploys our applications in its own operations, the customer is the controller and ROONIQ is a processor under Art. 28 GDPR. That processing is governed by the agreement with the customer and its data processing agreement. Data subjects should direct requests to the relevant customer as controller; requests reaching us will be forwarded there.

1. Controller

ROONIQ GmbH, Mackenbach 16a, 53797 Lohmar, Germany
contact@rooniq.com · +49 2206 863401
Managing Directors: Duncan Bell, Charles Angibault

2. Defined terms

  • Captures — camera images, video frames and depth data (point clouds) recorded with our applications, together with the altered images derived from them.
  • Measurement Data — results derived from Captures: dimensions, volume, weight, counts, timestamps and transaction references.
  • Usage Data — IP address, date and time, page requested, referrer, browser, device and operating system information.
  • Contact Data — name, email address, company, telephone number and message content from forms or correspondence.
  • Tester Data — email address plus installation and crash information arising from pre-release distribution.

3. Processing at a glance

3.1 Website

Hosting by Webflow, Inc. (USA); cookie consent by CookieYes; analytics by Google Analytics 4 (measurement ID G-FTT70206FB, Google Ireland Limited); form protection by Google reCAPTCHA; fonts loaded from Google servers. Analytics cookies are set only with consent, withdrawable at any time via the cookie settings.

3.2 Applications

Captures are transmitted to our cloud infrastructure, processed and stored there. The result is returned as an altered image to the same device the capture came from. No onward disclosure to third parties occurs.

Infrastructure and server location: Google Cloud, servers located in Belgium (European Union).

Encryption: all transfers use HTTPS/TLS. Stored data is encrypted at rest, with key management performed by Google.

Captures may contain personal data such as names and addresses on shipping labels, licence plates, or people in frame. We treat them as personal data throughout.

We use no analytics, tracking, crash-reporting or advertising SDKs in our applications.

3.3 Distribution to testers

Pre-release builds are distributed via Apple TestFlight (Apple Distribution International) and Firebase App Distribution (Google).

3.4 No use of Captures for product improvement

We do not use our customers' Captures to improve or train our models. If we do so in future, it will be only with the specific written authorisation of the customer concerned, and we will update this policy first.

4. Purposes and legal bases

  • Providing and securing the website — Usage Data — Art. 6(1)(f) GDPR
  • Obtaining and evidencing consent — consent status, timestamp, anonymised identifier — Art. 6(1)(c) GDPR with § 25 TDDDG
  • Analytics (Google Analytics 4) — Usage Data, pseudonymous identifier — Art. 6(1)(a) GDPR and § 25(1) TDDDG, consent only
  • Protecting forms from abuse (reCAPTCHA) — Usage Data, interaction data — Art. 6(1)(f) GDPR, or consent where cookies are set
  • Handling enquiries and demo requests — Contact Data — Art. 6(1)(b) or (f) GDPR
  • Delivering measurement and detection — Captures, Measurement Data — Art. 6(1)(b) GDPR
  • Running test and pilot programmes — Tester Data, Contact Data — Art. 6(1)(b) GDPR
  • Complying with legal obligations — as applicable — Art. 6(1)(c) GDPR

5. Retention

Deleted automatically

  • Captures: 90 days from creation.

Deleted once the purpose is met

  • Contact Data from enquiries: once the enquiry is concluded.
  • Tester Data: at the end of the test or pilot programme.

Retained longer for legal reasons

  • Measurement Data: one year from delivery of the goods, following the limitation period for claims arising from carriage under § 439(1) HGB and Art. 32 CMR.
  • Records subject to commercial or tax retention periods, for their duration. Those periods apply to accounting records, not to Captures.

In setting these periods we consider purpose and necessity, the volume and sensitivity of the data, the risk of harm from unauthorised use, and legal requirements. Shorter instructions from customers as controllers take precedence.

6. Recipients

  • Google — cloud infrastructure (servers in Belgium), plus Google Analytics 4, reCAPTCHA, fonts and Firebase App Distribution (Google Ireland Limited / Google LLC)
  • Webflow, Inc. — website hosting
  • CookieYes Limited — cookie consent
  • Apple Distribution International — TestFlight

7. International transfers

Website hosting and Google services may involve transfer to the USA, on the basis of Standard Contractual Clauses under Art. 46(2)(c) GDPR or an adequacy decision under Art. 45 GDPR. Captures and Measurement Data are stored within the European Union.

8. Your controls

  • Consent to analytics cookies can be changed or withdrawn at any time via the cookie settings.
  • Deleting individual Captures directly within the application is not currently supported. We handle deletion requests at contact@rooniq.com.
  • Unsubscribe from messages using the link provided in them.

9. Your rights

Access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), portability (Art. 20) and objection (Art. 21 GDPR). Consent may be withdrawn at any time with future effect.

Please direct requests to contact@rooniq.com.

Right to complain: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Düsseldorf.

10. Accuracy of measurement results

Our applications compute dimensions and detection results from Captures. Results may deviate from actual values depending on capture conditions. If you believe a measurement result stored about you is inaccurate, you may request rectification under Art. 16 GDPR.

11. No automated decision-making

No automated decision-making or profiling within the meaning of Art. 22 GDPR takes place.

12. Changes

We update this policy when our processing changes. The version published on this page, bearing the date above, applies.

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